Todo organizador de evento conhece o frio na barriga de ver cadeiras vazias ou patrocinador insatisfeito. No centro desse dilema está algo tão antigo quanto a internet comercial: o e-mail. Mesmo com redes sociais, lives e grupos de WhatsApp, é a caixa de entrada que garante convite entregue, lembrete na hora certa e agradecimento pós-evento.
O problema é que, em 2025, planejar um único workshop pode envolver inscrição em três canais, público híbrido, patrocinador que exige relatório de ROI e, claro, demandas de última hora. Nem todo CRM ou disparador de newsletter dá conta desse caos logístico. Por isso, ferramentas de e-mail com fluxos pensados para eventos vêm ganhando espaço — do freelancer que organiza meetups a agências que tocam congressos internacionais.
A seguir, você confere quais plataformas se destacam, o que cada uma entrega e como elas se diferenciam em preço, automação e integração.
Por que o e-mail continua insubstituível na jornada do participante
• Confiabilidade: confirmação de inscrição precisa chegar na hora, sem depender de algoritmo de rede social.
• Personalização em escala: segmentar palestrante, patrocinador e público geral exige dados dinâmicos, não listas estáticas.
• Medição de ROI: ao vincular vendas de ingressos e engajamento, o e-mail oferece rastreabilidade que chat ou feed ainda não igualam.
As 10 melhores ferramentas de e-mail marketing para eventos em 2025
HubSpot Marketing Hub
– Ideal para: quem precisa de automação completa e CRM nativo.
– Destaques: formulários de inscrição, workflows multi-toque, Breeze AI para otimizar assunto e horário.
– Preço: gratuito; planos pagos de US$ 9 a US$ 3.600/assento por mês.
Mailchimp
– Ideal para: pequenos e médios organizadores (até 50 eventos/ano).
– Destaques: modelos prontos de convite, mapeamento de jornada e retargeting em redes sociais.
– Preço: gratuito; planos de US$ 13 a US$ 350/mês.
Constant Contact
– Ideal para: conferências presenciais que querem inscrição e ticketing no mesmo lugar.
– Destaques: registro integrado, lembretes automáticos e tracking de presença em tempo real.
– Preço: de US$ 12 a US$ 80/mês; 30 dias de teste.
Eventbrite
– Ideal para: eventos pagos que priorizam ticketing com e-mail embutido.
– Destaques: automação por tipo de ingresso, lista de espera e app de check-in.
– Preço: versão gratuita; demais faixas sob consulta.
ActiveCampaign
– Ideal para: B2B e multi-dia, com comunicação complexa para palestrantes e patrocinadores.
– Destaques: automação multicanal, conteúdo preditivo e deal tracking para patrocinador.
– Preço: de US$ 15 a US$ 145/mês.
Brevo
– Ideal para: startups de eventos locais, orçamento enxuto.
– Destaques: contatos ilimitados, API de e-mail transacional e integração WhatsApp.
– Preço: de US$ 8,08 a planos enterprise.
GetResponse
– Ideal para: conferências virtuais e webinars.
– Destaques: plataforma de webinar nativa (até 500 pessoas) e funis automáticos de replay.
– Preço: de US$ 19 a planos enterprise; 14 dias de teste.
Imagem: Internet
Kit
– Ideal para: workshops e criadores que vendem conteúdo educativo.
– Destaques: automação visual, entrega de materiais e rede de creators.
– Preço: gratuito a US$ 79/mês (1 000 contatos).
Moosend
– Ideal para: eventos sazonais e ao ar livre.
– Destaques: envio baseado em previsão do tempo, timers de contagem regressiva e automação recorrente.
– Preço: a partir de US$ 16/mês (1 000 contatos).
Klaviyo
– Ideal para: festivais com e-commerce ou venda de merchandising.
– Destaques: atribuição de receita, recuperação de carrinho para registro e segmentação VIP.
– Preço: gratuito; planos pagos a partir de US$ 45/mês.
Principais benefícios observados por planners e profissionais de marketing
• Economia de tempo: fluxos de confirmação e lembrete programados substituem disparos manuais.
• Menos no-show: IA de predição de horário (HubSpot, ActiveCampaign) ajusta envios para abrir e converter.
• Centralização de dados: CRM embutido evita planilhas soltas e duplicidade de contato.
• Personalização real: conteúdos dinâmicos mostram agenda A para palestrante e agenda B para patrocinador sem duplicar campanha.
Da Lista ao Backstage: o que considerar antes de escolher sua plataforma
Ao comparar preços, lembre que quase todas as soluções cobram por volume de contatos ou envios. Um meetup pode caber no plano gratuito hoje e ficar caro amanhã se você importar leads de outro evento. Projete o crescimento de mailing, orce 20 % de expansão anual e faça simulação de custo antes de assinar.
Outro ponto crítico é integração. Se o ticketing é Eventbrite, cogite ferramentas com conector nativo para evitar gambiarras via planilha CSV na véspera do evento. Falhas de sincronização nessa etapa significam e-mail duplicado, ingresso não emitido ou VIP ignorado — problemas que mancham a experiência do participante e exigem retrabalho de suporte.
Por fim, olhe além do disparo. Plataformas como HubSpot e ActiveCampaign entregam relatórios de atribuição que mostram de onde veio cada real em venda de ingresso. Para quem precisa justificar verba de patrocinador ou explicar ROI à diretoria, esse dado pesa mais que interface bonita.
Em resumo, a escolha da ferramenta certa não é só questão de orçamento; é definir se a tecnologia será aliada estratégica ou mais um prato no malabarismo diário do planner. Saber onde você quer chegar — workshop intimista ou feira internacional — ajuda a decidir qual dessas dez soluções será realmente o seu backstage digital.
